Cómo archivar documentos

Creado por Zaira, Oscar Avila

Archivar implica almacenar o preservar información. Las organizaciones convierten documentos en papel a digital diariamente, para aumentar la vida útil de los mismos. Esto, junto con la inmensa cantidad de datos que se generan a través de las computadoras, hoy en día, significa que el archivo de documentos sólo crecerá en importancia. Si sabes cómo archivar documentos, puedes liberar espacio en tu equipo, para que éste maneje los documentos actuales de manera más eficiente.

Pasos

1
Archiva documentos en un archivo zip. Particularmente útil con archivos importantes, pero rara vez necesarios, los archivos zip reducen el espacio que los documentos ocupan en tu disco duro.
2
Traslada tus documentos a un medio de almacenamiento extraíble. Las opciones más populares para el archivo digital son las unidades de cinta externas, discos duros externos o memorias USB.
3
Respalda tus documentos en un CD o DVD si tienes un grabador de CD o DVD. Las copias de seguridad o el respaldo es otra forma de archivo, aunque probablemente conozcas este método con otro nombre - quemar un disco. Por ejemplo, Windows utiliza un sistema de archivos LFS y un formato de Dominio (mejor para la compatibilidad de otros dispositivos) para copiar archivos a CD o DVD.
- Inserta un CD grabable o DVD en la unidad de CD o DVD para el Sistema de archivos LFS.
- Cuando el cuadro de diálogo aparezca, haz clic en "Grabar archivos en disco de datos."
- Ponle un nombre al disco, a continuación, haz clic en "Siguiente".
- Espera a que aparezca una carpeta del disco vacía. Esto significa que el disco está formateado y listo para copiar archivos.
- Abre la carpeta con los documentos que deseas archivar y arrastra los archivos en la carpeta del disco vacía.
- Para el formato de Dominio, inserte un CD grabable o DVD en un CD de una computadora o grabadora de DVD.
- Cuando el cuadro de diálogo aparezca, haz clic en "Grabar archivos en disco de datos."
- Ponle nombre al disco y haz clic en "Mostrar opciones de formato."
- Elige "Dominio" y haz clic en "Siguiente".
- Espera a que una carpeta vacía del disco aparezca. Esto significa que el disco está formateado y listo para copiar archivos.
- Abra la carpeta con los documentos que desea archivar y arrastre estos archivos a la carpeta del disco vacía.
4
Envía tus archivos a un servicio de almacenamiento remoto.
- Existen compañías que proporcionan el servicio de almacenamiento de archivos en su servidor ayudándote a protegerlos de pérdidas por fallas técnicas en el disco duro.
- Escoge la compañía que te proporcione un servicio que se acople a tus necesidades.
5
Utiliza un software para archivar digitalmente.
- Uno de los métodos más conocidos para preservar la apariencia de un documento es mediante la creación de un archivo PDF. Ofrecido por Adobe, este software - conocido como Adobe Acrobat – facilita la conversión de documentos a formato PDF a partir de varios programas de software. También hay varios programas gratuitos que crear estos archivos.

Consejos

Otra de las razones para archivar archivos es que a veces hay requisitos legales que requieren el almacenamiento de información.
Cataloga o nombra las copias archivadas de modo que tú u otras personas sean capaces de encontrar los archivos necesarios con el tiempo.
Los datos multimedia están a menudo ligados a hardwares o software específicos y pueden no ser accesibles por fuera de los sistemas de propietarios.

Advertencias

No tener un sistema para archivar los documentos puede generar que se pierdan accidentalmente, especialmente si son eliminados por error.
Un riesgo es que ocurran daños en el archivo. Asegúrate de que estás utilizando un sistema probado para la copia de tu información.